特集 新型コロナウイルス感染症に対するハピネットの取り組み：
2. 業務システムにおける取り組み

今回、Teams全社導入プロジェクトのプロジェクトマネージャーを担当しました。当社とマッチングするコミュニケーションツールの選定に始まり、利用イメージの設計、予算管理、進捗管理、他プロジェクトとの連携、社内調整、ベンダーとの連携など、多岐にわたる業務を、対面でのやりとりが制限される中で進めなければならなかったことが大変でした。緊急事態宣言下だったので、ベンダー側のプロジェクトマネージャーとは、最後までリアルで対面せずに終わりました。

始めこそ不安でしたが、環境の変化を受け入れ、制約によりできなくなったことよりも、新しいテクノロジーなどを活用して今できることにフォーカスすることで、新しい働き方の可能性を感じることができたと思います。まだ社内への浸透を進めている途中なので、同時に導入したチャットボットなども含めて、便利な使用方法を紹介するなど、利用の促進を図っていきたいと思います。

稟議書の書面への押印を前提とした運用を見直し、電子決裁を社内のグループウェアなどで実現するためのシステム設定や運用の構築を行いました。今回は速やかに実現することが課題だったため、現在のシステムで「できること／できないこと」を把握しながら、運用づくりの提案と設定を実施しました。

その過程で提案書などを作成する際、すでにTeamsが導入されていたおかげで対面せずに打ち合わせができたほか、チャット機能・ファイル共有により随時提案・修正を重ねることができたので、対応スピードが大きく向上したと思います。出社して話すタイミングを伺っていた時よりも、業務スピードや精度が上がったと感じることも多々ありました。

稟議決裁の電子化により、「他の申請も電子決裁にしたい」などの要望の声も上がりました。日頃から従業員が抱えていた業務上の悩みの解決や改善を考えるきっかけにもなり、多様な働き方の可能性を広げることにもつながったと思います。同時に、それらを正しく運用することの重要性も改めて実感しました。従業員にとっての利便性と会社におけるリスク、その双方についてより強く意識していきたいと思います。